Wanneer is ‘deponeren van de jaarrekening’ verplicht?
Wanneer u een onderneming start is het belangrijk om de juiste rechtsvorm te kiezen. Elke rechtsvorm heeft eigen wet- en regelgeving met betrekking tot aansprakelijkheid en belastingverplichtingen. In dit artikel kijken we naar rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid en dus de verplichting om de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Wel of niet deponeren?
Bij de oprichting van een ‘rechtspersoon’ dient u als ondernemer vast te stellen of de deponering verplicht is. Rechtsvormen zoals besloten vennootschappen (bv's), naamloze vennootschappen (nv's) en coöperaties zijn verplicht om hun jaarrekening te deponeren.
Er bestaan wel uitzonderingen op deze regel, maar bij vrijstelling moet er vaak wel een instemmings- of aansprakelijkheidsverklaring worden ingediend. In bijzondere gevallen kan ontheffing van de deponeringsplicht worden aangevraagd, mits er een gegronde reden is. Uw HTB-adviseur bepreekt graag met u de mogelijkheden voor vrijstelling of ontheffing.
Deponeertermijn
De jaarrekening moet in alle gevallen binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd. De exacte termijn waarbinnen de jaarrekening gedeponeerd moet zijn, is afhankelijk van de rechtsvorm. Voor de meest voorkomende rechtsvorm, de besloten vennootschap (bv), gelden de volgende regels:
• Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar stelt het bestuur de jaarrekening op en legt deze voor aan de aandeelhouders tijdens de aandeelhoudersvergadering. (In bijzondere omstandigheden is maximaal vijf maanden uitstel mogelijk).
• Aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.
• De jaarrekening dient uiterlijk 8 dagen na vaststelling bij de Kamer van Koophandel te worden gedeponeerd. Wanneer de jaarrekening niet op tijd is vastgesteld, moet de nog niet vastgestelde jaarrekening worden gedeponeerd. Bij latere vaststelling moet deze alsnog worden ingediend. Dus wanneer het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, is de vroegst mogelijke ‘uiterste deponeringstermijn’ 8 augustus. Bij maximaal uitstel is dit 31 december.
Uitzondering
Als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn en zij ondertekenen allen de jaarrekening, is deze daarmee direct vastgesteld. Hierdoor vervalt de twee maanden termijn voor vaststelling. In dit geval is de uiterste deponeringstermijn bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar 8 november. Het is raadzaam om de statuten te controleren om te bevestigen of deze uitzondering van toepassing is. Indien de jaarrekening niet tijdig wordt gedeponeerd, vervalt de deponeringsplicht niet. Het niet of niet tijdig deponeren is in principe een economisch delict, wat kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid.
Deponering van de jaarrekening
De deponering van de jaarrekening gebeurt doorgaans digitaal. De bedrijfsklasse (micro, klein, middelgroot of groot) bepaalt de beschikbare opties voor deponering. In uitzonderlijke gevallen is de deponering op papier nog mogelijk.
Het is cruciaal om voordat u een onderneming opricht informatie in te winnen en advies te vragen over de relevante wet- en regelgeving. Uw HTB-adviseur kan waardevolle ondersteuning bieden, zodat u de juiste keuze maakt en de onderneming aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.