Kantoor aan huis: wat zijn de regels van de Belastingdienst?
Veel ondernemers starten hun bedrijf vanuit een kantoor aan huis of bijvoorbeeld een zolderkamer. Een werkruimte aan huis kan u in de opstartfase behoorlijk wat kosten besparen. U heeft bijvoorbeeld geen huur- en/of reiskosten. Daarnaast kan vanuit huis werken erg effectief zijn, zoals bleek tijdens de coronacrisis. Een fijne bijkomstigheid: in sommige gevallen kan een kantoor aan huis ook nog eens fiscaal aantrekkelijk zijn!
‘Onder bepaalde voorwaarden’ zijn de kosten van een kantoorruimte aan huis namelijk aftrekbaar. U kunt daarbij een deel van de woning als zakelijk ‘etiketteren’. Hierover geven we u een overzicht van deze ‘bepaalde voorwaarden‘. Er bestaat namelijk veel onduidelijkheid over deze regeling en ondernemers hebben er regelmatig te hoge verwachtingen van.
Gemeentelijk bestemmingsplan
Overweegt u een kantoor aan huis? Dan moet u eerst nagaan of een kantoor aan huis past in het bestemmingsplan van uw gemeente. De gemeente bepaalt in het bestemmingsplan namelijk wat er wel én niet in een gebied, gebouw of ruimte gevestigd mag worden. Iedere gemeente hanteert hierin haar eigen regels en voorschriften. U kunt de bestemmingsplannen van uw gemeente eenvoudig inzien via www.ruimtelijkeplannen.nl. Als uit het bestemmingsplan blijkt dat u geen kantoor aan huis mag beginnen, kunt u bij de gemeente een verzoek indienen voor het wijzigen van het bestemmingsplan.
Gemeentes maken een uitzondering voor mensen met een ‘vrij beroep’. Zij hoeven geen vrijstelling te vragen, ze mogen gewoon in hun eigen huis aan de slag. Onder de ‘vrije beroepen’ vallen onder andere: fotograaf, journalist, tekstschrijver, belastingadviseur, schoonheidsspecialist, fysiotherapeut en huisarts. U vindt de volledige lijst van vrije beroepen op de website van de Kamer van Koophandel: https://ondernemersplein.kvk.nl/wanneer-heeft-u-een-vrij-beroep/
In veel van de bestemmingsplannen van gemeenten vindt u de volgende criteria:
Tweederde van het pand moet een woning blijven. Van de woning mag niet meer dan eenderde gebruikt worden als bedrijfsruimte. Huisartsen, advocaten en andere vrije beroepen mogen altijd aan huis starten, maar ook voor hen geldt dat ze maximaal 33% van hun woning als bedrijfsruimte mogen gebruiken.
Geen overlast voor de buren. Hierbij moet gedacht worden aan overlast door toegenomen verkeer of lawaai door uw bedrijf. Webwinkels mogen thuis beginnen, maar een winkel of een magazijn waar goederen worden opgehaald meestal niet.
Reclame is verboden. Omdat het gebouw als woonbestemming is aangemerkt, mag u geen reclameborden buiten hangen.
De fiscale regels voor een kantoor aan huis
Als het bestemmingsplan geen belemmering vormt, dient de ruimte vervolgens nog aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen. Als dat het geval is, zijn bepaalde kosten die u als ondernemer maakt, aftrekbaar als zakelijke kosten. Er zijn twee belangrijke voorwaarden:
1. De ruimte moet zelfstandig zijn
Een belangrijke voorwaarde om een deel van uw woning als zakelijk te bestempelen is dat de ruimte zelfstandig moet zijn. Dat wil zeggen: u zou het ook zelfstandig moeten kunnen verhuren aan een willekeurige derde (bijvoorbeeld een andere ondernemer). Dat blijkt ook uit uiterlijke kenmerken van de werkruimte. Als u met uw laptop aan de keukentafel zit te werken, is dat tegelijkertijd ook uw privé leefomgeving en valt dus niet binnen het zelfstandigheidscriterium. De voorwaarden die aan zelfstandige ruimte worden gesteld zijn bijvoorbeeld een eigen op- of ingang en de ruimte moet voorzien zijn van eigen sanitair. Het is dus niet toegestaan om zomaar een werkkamer op zolder als bedrijfsvermogen op te nemen.
De hulptool ‘Werkruimte in de Woning’ (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/ondernemers/content/hulpmiddel-werkruimte) van de Belastingdienst is de snelste manier om te ontdekken of uw werkruimte in aanmerking komt voor deze aftrek.
2. U moet de meerderheid van uw inkomsten vanuit het kantoor genereren
Om belastingvoordeel te ontvangen moet de ruimte intensief gebruikt worden voor het verwerven van inkomsten voor uw bedrijf. Hiermee wordt bedoeld dat minimaal 70% van uw totale inkomsten uit werk in of vanuit de werkruimte verdiend moeten worden.
Wat als u wel aan de voorwaarden voldoet?
Voldoet u aan alle voorwaarden om een werkruimte aan huis als ondernemingsvermogen op te mogen nemen? En gebruikt u de werkruimte voor meer dan 10% van de oppervlakte ook daadwerkelijk zakelijk? Dan mag u de werkruimte als bedrijfsvermogen opnemen en geldt dat de kosten voor dat deel van de woning (de werkruimte) als zakelijke kosten mogen worden geboekt in de financiële administratie. Afhankelijk van de situatie kan dat een deel van de energiekosten, verzekeringskosten, schoonmaakkosten en inrichtingskosten van deze specifieke ruimte zijn. En als het om een huurwoning gaat, ook een deel van de huurkosten. Vergeet niet dat de investeringen voor de inrichting van uw kantoor aan huis waarschijnlijk ook aftrekbaar zijn. Zo kunt u een computer, beeldscherm, muis en toetsenbord samen opgeven als één bedrijfsmiddel.
Let op dat bij een eigen woning nog wat extra regeltjes komen kijken. In sommige gevallen behoort (een deel van) het pand dan namelijk tot het ondernemersvermogen. Dat betekent ook dat u in het geval van een hypotheek, het zakelijke deel van de hypotheekrenteaftrek niet in aftrek mag nemen in de aangifte inkomstenbelasting. Daarentegen zijn de rentelasten over het zakelijke deel van de hypotheek wel aftrekbaar als kosten in uw eenmanszaak. Houd er rekening mee dat als u stopt met uw onderneming, er nog afgerekend dient te worden over een eventuele meerwaarde van de werkruimte in het geval van een waardestijging gedurende de tijd dat de werkruimte zakelijk gebruikt wordt. Verzekeringsmaatschappijen maken vaak onderscheid tussen zakelijk en privé. Het is dus raadzaam om contact op te nemen met uw verzekeraar om te controleren of alles goed verzekerd is.
Resumé: dit regel je voor een goede thuiswerkplek
• Check of u thuis mag werken. Heeft u een vrij beroep? Veroorzaakt u geen overlast? Grote kans dat u geen toestemming nodig heeft van de gemeente.
• Is de werkruimte apart toegankelijk en voldoet u aan de andere voorwaarden die de Belastingdienst stelt? Dan mag u de kosten voor de thuiswerkplek aftrekken. Bekijk of ook de energie- en inrichtingskosten opgevoerd mogen worden.
• Loop even uw polissen door: dekt de inboedelverzekering ook schade aan zakelijke spullen? Bij algemene spullen zoals een laptop of koptelefoon kan een verzekeringsmaatschappij het verschil tussen zakelijk en privégebruik niet zo eenvoudig vaststellen bij een schadeclaim, bij professionele apparatuur kan een zakelijke inboedelverzekering noodzakelijk zijn.