Digitale beveiliging
In de afgelopen jaren heeft automatisering en digitalisering in de accountancy een vlucht genomen. Van vrijwel al onze opdrachtgevers wordt de administratie inmiddels online ontvangen, verwerkt en verzonden naar diverse externe partijen. Omdat het hier om zeer vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie gaat, is voor HTB als accountantskantoor een optimale beveiliging van het dataverkeer van essentieel belang. Wij besteden daar dan ook constant aandacht aan en zorgen dat de beveiliging altijd op orde is. Wanneer u binnen uw onderneming ook cijfers en klantgegevens digitaal verwerkt, wilt u koste wat het kost voorkomen dat deze informatie in verkeerde handen valt. Wij geven u graag enkele belangrijke tips om de beveiliging van uw systemen optimaal in te richten:
Beveiliging van gegevens
Als u automatisering gebruikt, betekent dit vaak dat veel gegevens digitaal worden opgeslagen. Dit maakt het belangrijk om die gegevens goed te beschermen tegen hackers en andere bedreigingen. Daarbij zijn drie aspecten cruciaal. Het eerste aandachtspunt is versleuteling (ofwel: encryptie). Dit betekent dat u gegevens codeert, zodat alleen de juiste mensen ze kunnen lezen. Het tweede is een veilige toegang, door middel van multifactor-authenticatie (MFA). U zorgt ervoor dat u zeker bent dat alleen bevoegde medewerkers bij gevoelige informatie kunnen, door bijvoorbeeld een extra wachtwoord of een vingerafdruk te vragen. Het laatste aspect is toegangscontrole. U kunt instellen wie toegang heeft tot welke gegevens. Niet iedereen hoeft bijvoorbeeld toegang te hebben tot alle klantinformatie.
Bescherming tegen cyberdreigingen
Als u beschikt over digitale informatie, kan het zijn dat hackers proberen toegang te krijgen tot uw systemen. Cyberaanvallen, zoals virussen of ransomware, kunnen de systemen platleggen of gegevens stelen. Door de systemen goed in te richten, kunt u uw netwerk continu controleren op verdachte activiteiten. Zo kunt u sneller reageren als er iets misgaat. Veel kantoren gebruiken cloudsoftware om gegevens op te slaan. Het is belangrijk om deze goed te beveiligen, bijvoorbeeld door versleuteling te gebruiken. Deze cloudbeveiliging voorkomt de toegang tot de informatie door onbevoegden.
Wettelijke regels (compliance)
Accountantskantoren moeten zich, zoals alle ondernemingen, aan bepaalde regels houden, zoals de AVG (de wet die persoonsgegevens beschermt). Automatisering kan helpen om deze regels correct te volgen, door bijvoorbeeld automatisch een logboek bij te houden wie toegang heeft gehad tot bepaalde gegevens. Daarnaast biedt het u de gelegenheid om automatische rapporten te genereren, die vastleggen dat u zich aan de regels voldoet. Bovendien kunnen geautomatiseerde systemen u helpen om veilig om te gaan met de gegevens waar u verantwoordelijk voor bent. Door bijvoorbeeld oude gegevens op een veilige manier te verwijderen wanneer u ze niet meer nodig heeft. Beveiliging van Automatiseringssoftware De software die u gebruikt om te automatiseren, moet zelf ook goed beveiligd zijn. Als er een fout in de software zit, kan dat hackers de kans geven om via een ‘achterdeurtje’ binnen te dringen. Zorg ervoor dat u alleen betrouwbare software gebruikt en dat deze regelmatig wordt getest op veiligheid.
Opleiding van medewerkers
Hoewel technologie veel kan doen, is het ook belangrijk dat medewerkers weten hoe ze veilig met deze systemen om moeten gaan. Ze moeten bijvoorbeeld phishing-mails kunnen herkennen, zodat ze niet per ongeluk toegang geven tot belangrijke gegevens. Het is raadzaam om medewerkers regelmatig te trainen in hoe ze met gevoelige gegevens moeten omgaan en hoe ze veilig kunnen werken met geautomatiseerde systemen. Het is ook belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie welke gegevens mag inzien en wat medewerkers wel en niet mogen doen met het systeem.
Kortom: Automatisering en digitalisering kan de manier zijn om uw onderneming efficiënter te laten werken, maar het is van groot belang dat de beveiliging goed op orde is. Dit betekent dat u uw gegevens beschermt met versleuteling, goede toegangscontrole instelt en proactief toezicht houdt. Daarnaast een goede training voor uw medewerkers en ervoor zorgen dat de software die u gebruikt veilig is. Op die manier kunnen u en uw mensen zowel efficiënt als veilig werken.