Checklist voor de afronding van uw km-administratie 2013
Er zijn twee situaties waarbij u als ondernemer een kilometeradministratie bij moet houden.
- Wanneer u met uw privé auto zakelijke kilmeters maakt.
- U wilt voorkomen dat u fiscale bijtelling voor privégebruik plaatsvindt bij een zakelijke auto.
Let op: Heeft u een bestelauto van de zaak (of uw werknemers) en maakt u hier uitsluitend zakelijk gebruik van? Dan hoeft u per 1 januari 2012 geen kilometeradministratie bij te houden. Voorwaarde is wel dat er een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto‘ is ingediend bij de belastingdienst.
De belastingdienst controleert streng op het bijhouden van een km-administratie. Indien u er slordig mee omgaat kan dit een fikse boete opleveren.
- Vraag bij uw garagebezoek erom of men een km-stand wil noteren. Deze standen moeten deel uit maken van uw registratie.
- De belastingdienst kan ter controle altijd gegevens opvragen bij Cjib en eventuele opgelegde boetes langs uw administratie leggen.
- Bij zakelijke kilometers in het weekend dient u dit ten alle tijden duidelijk te kunnen onderbouwen en te bewijzen.
- Niet elke rit naar uw werk heeft dezelfde afstand (een omweg genomen omdat u bijvoorbeeld een file wilde vermijden, dit moet u dan wel vermelden)
- Bent u vergeten om een rit te registreren, probeer dan doormiddel van uw agenda, bonnetjes, orderbonnen de rit te reconstrueren.
- Bewaar ook altijd uw km-administratie van voorgaande jaren.
Tegenwoordig zijn er allerlei handige programma’s te vinden die u kunnen helpen snel uw verplichte gegevens in te vullen en waarbij een deel automatisch wordt uitgerekend. Zelfs voor op de iPhone en een Android smartphone. Een gratis oplossing is zelf een excelbestand aanmaken.
Maar zorg dat u altijd een formulier in de auto hebt liggen waarop u onderstaande gegevens in kunt vullen;
- datum en tijd
- startadres
- bestemmingsadres
- gereden route indien deze afwijkt van gebruikelijke route
- kilometerstand begin
- kilometerstand eind
- totaal gereden kilometers per rit
- zakelijke of privé aangelegenheid (totaal aantal kilometers hierop scheiden)
