Stel: u heeft voor uw onderneming of bedrijfsactiviteiten BTW betaald in een ander EU-land. U heeft online producten gekocht, brandstof getankt in het buitenland of een zakelijke overnachting gehad in een hotel. Wanneer u in het betreffende land geen Btw-aangifte doet, dan kunt u deze BTW terugvragen uit het betreffende EU-land via de Nederlandse Belastingdienst.
Voor de in 2023 gemaakte onkosten moet u officieel vóór 1 oktober 2024 een verzoek tot teruggaaf hebben ingediend in het betreffende land. De praktijk leert echter dat u beter niet kunt wachten tot eind september. U dient een specifieke ‘route’ te volgen en hoe dichter tegen de deadline aan, des te groter de kans dat het systeem om het verzoek in te dienen, niet benaderbaar is. En bent u te laat met indienen? Dan kan het andere EU-land uw teruggaafverzoek weigeren. Het is ook mogelijk om HTB namens u het verzoek in te laten dienen om de buitenlandse BTW terug te vragen, neem gerust contact met ons op.
Voorwaarden
Om BTW terug te kunnen vragen uit het buitenland is moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
Uw onderneming is gevestigd in Nederland.
Uw onderneming is in Nederland Btw-plichtig.
U hoeft in het EU-land waar u btw terugvraagt, geen btw-aangifte te doen. Doet u dat wel? Dan kunt u de BTW daar als voorbelasting aftrekken.
U gebruikt de goederen en diensten voor met BTW belaste bedrijfsactiviteiten.
Inloggegevens voor Btw-aangifte buitenland
Om BTW uit het buitenland terug te kunnen vragen, heeft u inloggegevens nodig. Via de website van de belastingdienst kunt u achterhalen of u in aanmerking komt voor de aanvraag buitenlandse BTW. U wordt dan doorverwezen naar het aanvraagformulier voor inloggegevens van de Belastingdienst. Vul dit formulier in op uw computer, print het uit, onderteken het en stuur het op naar de Belastingdienst. U ontvangt uw gebruikersnaam en wachtwoord per post binnen vier weken na uw aanvraag. Vraag deze inloggegevens dus tijdig - ruim vóór 1 oktober – aan!
Drempelbedragen
Houd er rekening mee dat er voor een teruggaaf drempelbedragen gelden: voor elk teruggaveverzoek geldt een drempelbedrag van € 50 (van een maand tot een geheel kalenderjaar). Voor een verzoek tot teruggave over een periode van minimaal 3 en maximaal 11 maanden geldt een drempelbedrag van € 400. Het terugvragen van in de EU betaalde BTW is dus een behoorlijke klus. Het loont daarom ook niet om geringe bedragen terug te vragen.
Btw uit Verenigd Koninkrijk terugvragen
Door de Brexit is het lastiger geworden om vanuit het Verenigd Koninkrijk BTW terug te vragen. Dit is in elk geval niet meer mogelijk via de portal van de Nederlandse Belastingdienst. Het teruggaafverzoek zal rechtstreeks bij de Engelse Belastingdienst (HMRC) moeten worden ingediend, via een VAT65A formulier. Wij helpen u hier graag bij.
Tankpas
Als u veel in het buitenland tankt, kan het voordelig zijn om een tankpas aan te vragen. Als u namelijk met een internationale tankpas in het buitenland (binnen de EU) tankt, dan wordt er geen belasting in rekening gebracht en ontvangt u dus uw factuur zonder btw (btw verlegd). U hoeft u dan geen bonnen te bewaren en ontvangt één factuur per tijdvak, waarop alle transacties staan vermeld. Heeft u geen zakelijke tankpas? Dan wordt u gezien als particulier en betaalt u gewoon belasting. Deze BTW kunt u wel terugvragen, maar dat kost veel meer tijd dan via een tankpas.
Indien u minder dan 10 auto's in uw bedrijf heeft, is de internationale tankpas van MKB Brandstof een optie. Heeft uw bedrijf meer dan 10 auto's, of opereert u op Europees niveau, dan zijn o.a. EDC-Card, TravelCard en MultiTankCard goede opties.