Veel ondernemers hebben één of meerdere zakelijke auto’s en eventueel medewerkers die ook in een zakelijke auto rijden. Dan kunnen zakelijke tankkosten een behoorlijke kostenpost worden! Voor de aftrekbaarheid van btw is het belangrijk dat de zakelijkheid ervan aan te tonen is.
Pin zakelijk en bewaar de bon
Bij reguliere kosten wordt een factuur op naam van de onderneming gesteld. Hierdoor is de btw op de factuur direct aftrekbaar. Bij tankkosten ligt dit vaak anders. Over het algemeen krijg je een kassa- of pinbon na afrekenen. Het nadeel hiervan is dat er geen naam van de onderneming op staat. Betaal in dit geval in elk geval met de zakelijke pinpas en bewaar de bon. Als u namelijk contant betaalt, ontbreekt bewijs van de kosten. Als een kassabon niet op naam staat, is pinnen met de zakelijke pas de enige link naar de onderneming.
Tankpas
Een eenvoudige manier om dit op te lossen is een tankpas. Tankpassen zijn verkrijgbaar bij meerdere instanties. Meestal zijn die naast tanken ook te gebruiken voor parkeren en opladen van de auto. U hoeft geen bonnen te bewaren en ontvangt 1 factuur. U tankt zo met btw-garantie en stroomlijnt uw administratie.
Indien u minder dan 10 auto's in uw bedrijf heeft (ook voor Zzp’ers), is de internationale tankpas van MKB Brandstof een optie. Heeft uw bedrijf meer dan 10 auto's, of opereert u op Europees niveau, dan zijn TravelCard en MultiTankCard goede opties. Wilt u altijd bij hetzelfde tankstation tanken, dan is een merkgebonden tankpas een eenvoudige oplossing.
Tanken in Nederland of buitenland
De op de Nederlandse kassabon vermelde btw kan gewoon via de btw-aangifte teruggevraagd worden, hierdoor kan tanken in Nederland voordeliger uitvallen dan in het buitenland. Wanneer u in het buitenland tankt, mist u de btw-teruggaaf. Tenzij u zoveel buitenlandse btw in een EU-land betaalt, dat een verzoek om btw-teruggaaf loont. Let op: ook hier geldt dat de pinbetaling duidelijk maakt dat u degene was die betaalde!